自由工作者如何管理時間？每天工作不超過8小時也能經營成功的一人公司

很多人都嚮往「自由」的工作，但當一個自由工作者並不輕鬆，它意味著必須自己承擔一間公司的所有業務，包含了產品開發、客戶服務、行銷自己、談業務、報價、財務管理……等，要做的事包山包海，還要花時間精進自己、提升競爭力，如果缺乏時間管理的能力，可能會做得比一般上班族還痛苦。

對剛開始接案，案量還不是很大的自由工作者來說，時間管理的好處可能不是那麼明顯，但長久下來，能持續在市場上與其他對手競爭，並越做越好的自由工作者，都是那些可以保持穩定產出，並持續以一定步調前進的人，時間管理能力最後會變成區分專業與業餘的標準。

即便不考慮市場競爭力，只以自己的滿足感為出發點，自由工作者所追求的也就是「自由」，很多人成為自由工作者後，卻花了更多時間在工作，一天的工作時數從固定的朝九晚五8個小時變成12、16小時，甚至更多，完全失去了自己的生活，在心靈上反而覺得更不自由。

所以時間管理能力可說是自由工作者需要具備的基本素質，雖然說當自由工作者並不輕鬆，但只要掌握了時間管理的方法，就能獲得真正的「自由」。

這篇文章是我經過各種撞牆、與時間奮鬥中所找到最好的時間管理方式，用這些方法工作，我現在每天的工時可以不超過8小時，也能持續精進自己的事業、提高收入，希望能幫助每天與時間搏鬥的自由工作者們，找到方法實現真正自由的生活。

文章目錄

自由工作者的高效率時間管理法

記錄工作時數、內容

首先，就跟理財的第一步是記帳一樣，管理時間的第一步就是把工作的時數和內容記錄下來，用什麼工具、方法記錄可以根據你自己的習慣來決定，重點是一定要知道自己把時間花在哪裡？每項工作需要花費多少時間？像下圖這樣一項項記錄下來。

如果工作的中途有停下來休息、做其他事情，也要記得把中斷的時間記錄下來，才能精準的算出每項工作實際上所花費的時間。

很多教人如何管理時間的文章會把重點放在使用什麼記錄、筆記軟體，或教我們用execel做時間管理的表格，如果你點進這篇文章只是想要找到管理時間用的軟體或工具，那可以現在就把文章關掉了，因為對我來說，記錄的方式並不是重點，反而應該越簡單、越容易使用越好！

我自己記錄工作時數的方式常常就只是寫在筆記本上，在要開始工作前記下目前的時間，完成後也key上當前的時間，然後在旁邊寫下這件事花了幾個小時幾分鐘，就是如此簡單粗暴。如果你想記錄自己工作的時間，也建議你使用自己最熟悉、隨手可得的工具就好，隨手的一本筆記本或手機備忘錄，效果可能比複雜的軟體、表格更好。

知道自己做每件工作會花到多少時間後，你就更容易去安排自己一整天的工作，也可以知道完成一個專案實際上會花到的工作時數，可以根據這個時數去跟業主報價，也可以估算自己完成一個專案的工期。

這個方法乍聽之下非常簡單，沒有什麼特別的觀念，但真正實行的人卻很少，實際記錄下來其實會發現，自己運用時間的效率可能跟想像中不一樣，例如以為自己花費很多時間在寫作，結果卻發現有一大部分時間用在跟客戶溝通；或以為自己花了很多時間輸出，實際上卻浪費很多時間在滑手機、看網路文章、回覆留言等等較不重要的瑣事上。

寫下工作的時數和內容，不只是有利於安排時間，更能幫助你檢視自己運用時間的方式，把寶貴的時間花在對的地方，提升工作的效率，這對自行安排工作的自由工作者來說特別重要。

只做最重要的事

自由工作者就是一人公司的經營者，要經營好一間一人公司，最重要的就是思考如何花最少的力氣，得到最大的效果，也就是「80/20法則」告訴我們的：把心力花費在最關鍵、最重要的20%上，能得到最大的成果。

所以自由工作者務必要確保自己的時間是拿來做最有價值的事，價值不那麼高的事情，能外包給別人做當然最好，但如果你目前的能力還不足以外包，就盡量刪減掉對你的未來發展沒有助益的工作。

舉例來說，我有個做電商的朋友，因為害怕訂單不夠多，除了經營網路商店之外，也私底下在社團裡開放面交的購買方式，因此花費了她許多時間成本，如果把所有時間拿來全力經營網路商店，長期所得到的成效反而可能更好。

用我上面舉自己的例子來看，你也會發現我一天當中專注做的事就是畫設計圖和寫文章這兩件事，最多不會超過3件。

檢視一下自己一天當中所做的事，有什麼是沒那麼重要，可以刪掉不做的，盡可能不在一天當中處理超過3件事情，才能集中注意力在最有價值的事情上。尤其如果你是創作者，更應該把所有心力放在「創作」上面，減少處理其他雜事的時間。

如果你能成功做到，每天專注只做最有價值、最重要的事，你會發現自己不再像無頭蒼蠅一樣忙得焦頭爛額，而得到的成長卻有限。你的工時會開始減少，甚至工作成果會更好更有品質，當然你的生活也會越過越好。

在做重要工作時，也千萬不要分心、多工處理好幾件事，把所有心思、專注力都花在當下的這件工作上，才能達到最大的效果。

關於怎麼把時間花費在最有價值的工作上，我會推薦《一週工作四小時》這本書，是它開啟了我對運用時間的新想法，讓我大幅的縮短工時，並提高收入，現在我一天工作盡量不超過8小時，而未來也會努力往工時越來越短的目標邁進，對自由工作者來說，沒有什麼是比實現「時間自由」更重要的了。

把重要的工作拆分成細項、列成清單

以前我會把重要的工作特別安排在一天內完成，比如接到一個專案，我知道我可能需要花8個小時完成，我就會特別空出一整天來做這件事，在to-do list上也寫下「完成某某專案」。

但後來發現，如果不把重要的工作拆分成好幾個細項，很容易就會沒有頭緒，執行起來也沒有效率，而把工作的細項寫下來，逐一去完成，就能做的更快更好。

試著把你要做的工作拆解成好幾個步驟，比如你是YouTuber，不要寫下「做一支影片」這樣的工作內容，而是「找影片素材」、「寫完一支影片企劃」、「錄製一支影片」、「剪輯完成一支影片」，這樣明確、清晰的工作項目，會讓我們的腦袋更容易理解接下來要做的事是什麼、要怎麼做，真的執行起來會更有效率。而在某一段時間內只執行一項任務，也比較不容易感到疲乏。

把工作拆分成細項後，就把一天當中要做的項目列成清單，開始工作前把這份清單放在書桌前最一目瞭然的地方，讓我們自己清楚每件要做的事，不用在浪費時間確認下一件工作是什麼？還有什麼事情沒做？在做完一件工作後，大方地把這件工作從清單上劃掉，也能增加工作完成的成就感。

另外，列清單最好還是寫在筆記本或便條紙上，盡量不要用手機列清單，不然每一次打開手機看清單，又會忍不住開始回覆訊息或滑其他無用的資訊，不知不覺就會浪費很多時間。

隨時把想法記錄下來

一個自由工作者要處理的事情真的很多，但我們又是特別需要想法和靈感的一群人，這時能夠隨時隨地把想法記錄下來就很重要。

跟記錄每天做了什麼事情一樣，記錄想法的方式也是越簡單越好，有些人會隨身攜帶筆和筆記本，但對現代人來說，手機的備忘錄可能更好用，在任何想法出現時就馬上打開手機記下來。無論如何，絕對不要相信自己的腦袋，很多好的想法都是稍縱即逝的。

記錄下來的也不一定要是什麼偉大的靈感，可能只是某個當下特別的感觸，比如我常常在跟人聊天時，被別人說的話觸動，產生了一些以前沒有的新想法，這些想法都是創作和經營事業的養分，有時候甚至能直接變成一篇文章，或引發我去探索某個新的領域。

隨時把想法記錄下來，你就像是幫自己建立了一個靈感資料庫，平常沒有想法時就把這些記錄拿出來看，會大大減少輸出的時間，因為你不用再花時間找想法，只要從過去累積的資料庫中提取資料就行了。

有時候甚至是因為把片刻的想法記錄下來，而啟發了自己去做某些事，得到了好的成果，如果沒有把當時的想法記下來，可能要花更多時間才能做到。

運用零碎時間做輸出

時間不夠用也是自由工作者的一大痛點，但其實生活中有非常多零碎的時間（那些你原本用來滑手機的時間）是可以拿來運用的，例如我常常會在搭車的時候一邊用手機打開Google文件寫文章，或者在開會中的空檔手畫設計圖。

我們常會想要等到有一整段完整的時間再來做重要的事，但其實經過研究，一次集中注意力花15分鐘做一件事情的效果可能比鬆散的做兩個小時還要好。

如果你真的無法在零碎時間裡集中注意力，那建議你可以利用這種時間做比較概略、大方向的輸出，例如寫大綱、擬草稿、畫草圖等等，或先把大致上的想法寫下來，等到有比較完整的時間時再進行細節的補充，讓輸出的東西更加完整，或者利用這種零碎時間做一些較不費力的輸出，例如在社群媒體上發布短篇的文章。

我以前沒有利用零碎時間輸出的習慣，還覺得這種時間做不了什麼事情，直到開始善用零碎時間輸出後，發現輸出的速度直接快了兩倍，原本要一個星期才能做完的專案，現在大概半個星期就能搞定。而且善用這種零碎時間輸出比較不容易因為時間過長而精神渙散，甚至因為更快做完工作，有更多時間可以好好休息。

不要給自己太多時間

承剛剛所說的，經過研究，時間長度並不是工作效率的重點，重要的是專注力，在短時間內集中精神做好一件事，效果其實會比花很長時間去做，卻沒有集中專注力更好。

相信大家都有過這種經驗，只有15分鐘可以完成任務時，就會強迫自己在這段時間內做完，但有2個小時可以完成任務時，反而會花很多時間拖拖拉拉、想東想西，一下去找東西來吃、一下又看個手機回個訊息，不知不覺浪費掉很多時間。

給自己少一點時間完成工作，效率反而會更高，甚至輸出的品質會更好，因為是全神貫注下所做出來的成果。

你可能會想，時間都已經不夠用，工作都做不完了，還要給自己更少時間完成工作？怎麼可能？！

但很神奇的是，往往你覺得自己需要多久時間完成一件事，最後就真的會用那個時間完成。所以我們該思考的不是計畫這件事需要用多少時間完成，而是這件事我們想要用多少時間完成，設定好想要花費的時間，再去執行，排除任何可能造成進度延宕的困難。例如直接設定「一小時內寫完一篇文章」、「兩小時內完成提案」，然後就用規定的時間把事情做完，你會發現時間開始真正被自己所掌控。

安排較長的時間完成一件事，表面上看起來比較沒有壓力，有一種可以慢慢完成、游刃有餘的錯覺，但如果規定自己在少一點的時間內完成工作，反而有更多時間可以完全放鬆，好好休息，也能更主動的掌控時間，而不是被時間給掌控。

集中時間回覆訊息

與客戶溝通是自由工作者少不了的一項重要工作，但回覆訊息這件事其實很容易打斷輸出時的思緒，就算只是看一眼客戶傳的訊息，不馬上回覆，心裡還是會分心想著這件事，被打斷的思緒很難在短時間內回到原本的狀態。

所以我盡可能把訊息集中在同個時間回覆，並且在專心工作時不查看訊息，把心思完全專注在當下的輸出，工作效率會更高。

我以前有個迷思，認為一定要讓客戶隨時都能找到我，才能建立客戶對我的信任感，但後來發現，讓客戶知道自己有「其他正在忙的事」，除了會讓客戶更尊重自己的時間之外，也能創造自己很有價值、案子很多的形象，讓他們更珍惜跟我工作、溝通的時間。況且，如果真的有非常重要，需要馬上確認的事，客戶通常會直接打電話來，不會用傳訊息的方式來溝通。

只要訊息不要放太久不回，其實並不會影響自己在客戶心目中的積極度，我通常會在半天內回覆訊息，可能是在集中精力花三個小時做完一件事之後，才開始回覆訊息。這讓我的輸出品質更好，時間運用的效率更高。

回覆訊息的時間也要直接設定出來，盡量不超過半小時，通常我會設定最多20分鐘回完所有未讀的訊息和信件，如果有需要花較多時間處理的訊息，可以先回覆對方「請給我一點時間考慮」、「我會在三天內答覆您」等等，不要把當下原本的工作時間浪費在回覆訊息上。

盡量不接以工時計價的案子

除了日常工作的時間管理外，接案的品質其實也會決定我們如何運用時間，我盡量不接以工時計價的案子，因為如果花費的時數少賺的錢就越少，會讓我們更沒有動力以有效率的方式執行案子，反正做得快也不會得到更多，效率越高反而賺的更少，到頭來就算成為自由工作者，也只是用時間換比較高一點的時薪，沒有讓我們更自由。

話雖如此，需要花費的時間還是報價時要考量的一大重點，但我們可以在接到案子時就以可能的工時去估算整個案子的費用，直接把這個價錢報給客戶，而不要用實際的工時去計價。開始執行案子後，就盡量用比預估工時更短的時間完成工作，提高自己的時間價值。

在接案的時候，務必記得自己成為自由工作者的初衷，是想不再用時間換錢，獲得工作自由？還是成為某個領域的專家？或成立一人公司？無論是什麼原因，用工時換錢都不是對自由工作者來說有利的賺錢方式，反而會讓你走回頭路，變成只是一個薪水提高一點的打工仔。

當然有許多客戶並不了解你的專業價值，只能用你的工時來給你薪水，這種時候除了努力教育客戶之外，也可以嘗試用折衷的方式報價，例如產出的作品是一個固定的價錢，但若需要修改，則修改時間另外以實際工時報價，而不是整個專案都以工時計價，這樣除了能堅守作品的價值外，額外需要花費的修改時間也能得到報酬。

延伸閱讀：自由接案三年，我用血淚換來的報價心法

務必預留時間給自己的生活

自由工作者的理想狀態是自由的工作，沒有上下班的分界，可以自主決定自己的生活樣貌。但最怕的就是因為沒有了上下班的分界，反而所有時間都在上班，不敢休息也沒時間休息，根本沒有實現真正的自由。

在自由工作者這條路上想要走的長久，就務必要保留時間給自己的生活。平常無論事情多多，我都堅持一定要保留時間運動、看書和打掃，而且會把這些事當作工作事項列在每天待完成的清單上，因為它們就跟工作一樣重要，我會努力把它們排進行程，而不會把它們當作時間不夠就可以忽略掉的事情。

除了保留時間給生活、學習之外，也盡量要有完全放鬆、放空的時間，經過科學證實，「放空」、「發呆」有助於活化大腦，提升專注力、記憶力、靈感，即使只有10分鐘也好，試著在空閒時間放空，很多很棒的靈感和想法只有在這種時候才會出現。我最常利用的時間就是吃飽飯後，或是搭車可以欣賞窗外風景時，讓自己的腦袋完全放空，再回去工作時反而更有精神跟效率，原本想不到解法的難題常常也會意外獲得解答。

能為生活保留適當的空白、有更時間做自己想做的事，也是我們之所以選擇成為自由工作者的原因。學習掌握時間管理的方法、提升工作效率的原因，並不是為了要無止盡的做更多工作，而是為了獲得生活的主控權，有更多時間休息、過自己想要的生活。

自由工作者沒有時間輸入怎麼辦？

自由工作者需要大量的輸入來維持自我的成長，而且沒有公司提供的學習資源、培訓，也沒有主管或mentor這樣的角色能帶著自己前進，必須自己想辦法進修，才能更上一層樓，但平常輸出就已經夠忙了，要怎麼穩定的輸入自己呢？

除了上面所說的提高工作效率，讓自己有更多多餘的時間學習之外，這幾個方法可以幫助輸入更有效率：

每天只輸入一點點

輸入其實就跟輸出一樣，重要的並不是時間長短，而是過程中的專注力，如果真的沒有太多時間輸入，那一天只集中精神輸入一點點的效果也可以很好。

每天只輸入一點點，也有助於將輸入培養成一個長期的習慣。《原子習慣》這本書中提到，與其訂那種「一個月看完一本書」的目標，不如改成「一天看一頁書」，把目標拆解成一個很簡單容易做到的行動，就能漸漸養成做這件事的習慣，一開始可能是一天看一頁，久而久之一天可以越看越多，比起設定很大的目標最後卻達不到，這種慢慢累積成習慣的輸入效果反而更好。

舉例來說，平常利用通勤、做家事、吃飯的空檔聽podcast，或是隨身攜帶電子書利用零碎時間閱讀個幾頁書，不知不覺中也可以增加很多輸入量。

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把輸入轉化成輸出

輸入如果沒有轉化為輸出，效果其實並不大，試著回想你在兩三年前讀過的書，如果要你完整的說出這本書的中心思想和大綱，你還會記得並能完整闡述嗎？我想大部分的人在輸入過後，就算印象深刻，如果沒有變成輸出，再過一段時間後就記憶模糊了。

所以輸入要能真正放進腦袋裡為我們所用，重要的是必須經過思考和輸出。輸入→思考→輸出，知識經過這個過程才會是我們真正所學到的東西，也才能幫助我們達到自我成長。

平常輸入的東西可以不用很多，但要確保在輸入後有產生自己的思考，並把思考的結果輸出。例如看了一本書，把書中的知識和自己的觀點用任何方式表達出來，可能是寫一篇讀書心得，或者在讀書會上跟幾個朋友闡述自己的想法，總之只要把經過思考的結果彙整過後分享出來，就算是一種輸出，這樣才能確保自己的輸入是有效的，而且效果可能是沒有輸出的好幾倍。

善用各種資源，保持開放心態

在忙碌的生活中要輸入自己，就要懂得利用各種資源，不一定要上一堂完整的課程或看完一本書才能學到東西，有時候一段影片、一篇文章、十幾分鐘的podcast也能讓我們吸收到新的知識，只要這些知識是我們不曾擁有過的，可以啟發我們新的思考，就算是好的輸入。

尤其在網路發達的現代，網路資源其實可以帶給我們非常多的收穫，如果可以善加利用，那其實一天當中有好多時間都可以學習。

除了善用資源之外，自己也要抱持開放的心態，去接受各種不同的新觀念，不要對事物抱有太多成見，比如有些人不喜歡抖音，就ㄧ概否定抖音影片的價值，但其實有時候一個短短的影片裡面，一個全新的觀念就能啟發我們截然不同的思考，如果因為自己心中的成見就拒絕吸收資訊，長期下來可能會錯過很多成長的機會。

我如何運用一天的時間

說了那麼多，我自己又是怎麼利用時間的呢？在成為自由工作者的初期到現在，我其實也一直在反覆修正自己運用時間的方式，一直到近一年才固定下來，因為已經做過很多嘗試，找到了最適合自己的方法。

首先我並不是早起時精神會很好的人，有些人說一早起來就要馬上進行最費腦筋的重要工作，這對我來說並不適用，早上剛起床時我會空出一段時間一邊吃早餐一邊閱讀，利用這段時間讓自己的腦袋開機，接著正式開始工作時，我會先花最多20分鐘處理信件、回覆客戶訊息等等，比較不用全神貫注的瑣事，順便幫自己開啟工作模式。接著才會進入到最重要的工作，就像前面提到的，可能是某個重要的工作細項，例如「完成設計提案」、「擬文章大綱」、「設計圖出圖」等等。

中午休息過後，會做下一份重要的工作細項，整個下午的時間大概會安排1~2項重要的工作，並盡量在晚上前把工作都完成，中間的休息時間會再看一次有無客戶的訊息需要回覆處理，在進入重要工作時，就完全不使用手機。

前面有提到，我一天處理的重要工作不會超過3件，這可以確保我的輸出品質，也可以讓我的工時不至於拉得太長，我通常會在晚上前把工作做完，除非業主只有晚上的時間可以開會，否則晚上就是我學習、運動、做家事、社交的時間。

以上是平常不需要出門，在家工作的時間安排，但如果需要出門執行案子、跑客戶、開會等等，時間就無法安排的那麼理想，不過大致上的原則還是相同的。另外在出門工作時，我會特別注意善用零碎時間，確保自己這一天不是只有在處理瑣事，而沒有進行有價值的輸出。

在一天當中的結尾，也就是晚上睡前，我會花個五分鐘列好隔天待辦的事項，這樣我ㄧ醒來就能開始執行，不用再花時間規劃，效率會比較高。不要小看這一個小動作，或覺得隔天早上再做就好了，提前讓腦袋知道要做的事，真正開始做時可以更快的進入狀況。

最後，我會確保自己每天的睡眠時間至少有7小時，少於7小時會讓我的工作效率以及輸出的品質下降，與其犧牲睡眠來多做一些工作，倒不如有充足的睡眠，讓工作速度更快，成果也更好。

結語：成為時間管理大師的秘訣

以上的方法是我經過反覆測試，以及閱讀各種時間管理、培養習慣的書籍後所找到最佳的作法。但每個人的工作和生活型態都不一樣，在生活中扮演的腳色也不同，例如有些人同時是需要帶小孩的家庭主夫主婦，或者同時管理兩個以上的事業；有些人在剛睡醒時專注力最高，有的人則是晚上的精神較好，時間管理的方式一定還是會人而異。

所以你可能會注意到，我提供的方式並沒有教你要工作幾分鐘休息幾分鐘，也沒有規定要列什麼樣的to-do list，只有重要的核心觀念供你在安排時間的時候使用。而且對我有幫助的方法，對你並不一定有用，以正確的觀念為主，去找到最適合自己的時間管理方法，才會對你最有幫助。

我讀過很多教我們如何提高工作效率和品質的書，除了前面提到的《一週工作四小時》之外，也很推薦大家閱讀《OUTPUT最高學以致用法》這本書，作者是一位精神科醫生，同時也是一位高效輸出的專家，他的Youtube、臉書、電子報都是日更，每年平均會出2~3本書，常辦講座，另外，他每個月會讀20本以上的書、看10部以上的電影，也幾乎每天運動，每年出國旅行，甚至他每天還能睡超過7小時！讀完這本書會發現，極致的輸出效率，一旦成為習慣，就可以很輕鬆地被執行，並不是我們想像的如此困難，非常推薦大家閱讀這本書。